Для чего нужен путевой лист и как правильно его оформить

Содержание

Что такое путевой лист и зачем он нужен<
Кому нужен путевой лист
Как оформлять путевые листы: главные правила
Бумажные или электронные путевые листы: что выбрать для бизнеса
Бумажные путевые листы
Электронные путевые листы
Нужна ли ЭЦП для электронного цифрового листа
Сроки действия путевого листа
Путевой лист: требования к хранению
Хранение бумажных путевых листов
Хранение электронных путевых листов
Ответственность за отсутствие путевого листа в 2025 году
Другие последствия для бизнеса
Рекомендации по предотвращению нарушений
Заключение

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист — это юридически значимый документ строгой отчетности, который важен для учета и контроля транспортных операций.

Для чего нужен путевой лист:

1. Контроль затрат на ГСМ. На основании данных путевого листа компании ведут учет расхода топлива. Такой подход помогает оптимизировать затраты на горюче-смазочные материалы.

2. Подтверждение других расходов (например, на ремонт и обслуживание ТС, платежи за парковку, штрафы, проездные сборы). Для бухгалтерского учета и налоговых вычетов нужно документальное подтверждение, которое обеспечивает путевой лист.

3. Учет пробега и рабочего времени водителя. Путевой лист фиксирует маршруты и продолжительность работы. Это важно для соблюдения норм труда и отдыха, а также для контроля рабочего времени.

4. Организация перевозок. С помощью путевых листов компании легче координировать маршруты, а также следить за логистикой и перемещением автомобилей, что способствует более эффективному планированию перевозок.

Еще одна цель путевого листа — контроль технического состояния транспорта. Записи о проведении предрейсовых осмотров поддерживают безопасность перевозок.

Кому нужен путевой лист

Этот документ обязателен для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, которые используют ТС в своей деятельности.

Например, требуется оформлять лист, если компания или индивидуальный предприниматель:

• осуществляет грузоперевозки — для учета маршрутов, расхода топлива и рабочего времени водителей;

• занимается пассажирскими перевозками — чтобы фиксировать количество пассажиров, продолжительность рейса и соблюдение норм труда водителей;

• использует транспорт на строительных объектах или в сельском хозяйстве — для учета работы техники и расхода топлива;

• доставляет товары или предоставляет услуги — для учета всех связанных с этим расходов.

Кто может потребовать предъявить путевой лист? Во-первых, инспектор Госавтоинспекции (ГАИ) — при проверках, связанных с перевозкой людей или грузов. В соответствии с действующим законодательством путевой лист — обязательный документ для подтверждения легальности перевозки.

Во-вторых, Федеральная налоговая служба (ФНС) — для проверки расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств. Путевой лист используют как доказательство затрат на заработную плату водителей, горюче-смазочные материалы и другие расходы, которые могут быть учтены при налогообложении.

В-третьих, Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) — при возникновении трудовых споров между работником и организацией этот документ может быть использован как подтверждение рабочего времени водителя и выполнения его трудовых обязанностей.

Как оформлять путевые листы: главные правила 

Путевой лист должен содержать следующие обязательные данные:

1. Сведения о лице, которое оформляет документ. 

• Для юридического лица — наименование, контактные данные (адрес и номер телефона), ОГРН.

• Для индивидуального предпринимателя — ФИО, контактные данные, ОГРНИП.

• Для физического лица — ФИО, контактные данные, ИНН.

2. Сведения о водителе или водителях — ФИО, серия и номер водительского удостоверения, СНИЛС, результаты медицинского осмотра.

3. Сведения о ТС — тип, марка, модель, госномер, показания одометра, которые отражают пробег автомобиля на момент начала и завершения поездки.

4. Сведения о виде перевозки — например, коммерческая или для нужд организации.

5. Сведения о виде сообщения — городское, пригородное, междугороднее.

Отсутствие какого-либо из обязательных реквизитов приводит к признанию путевого листа недействительным, что чревато финансовыми потерями для компании. Именно поэтому важно правильно оформлять путевые листы. Это не только упрощает работу компании, но и обеспечивает юридическую защиту в случае проверок.

Бумажные или электронные путевые листы: что выбрать для бизнеса

Когда речь идет о путевых листах, компании часто сталкиваются с выбором между бумажной и электронной формой документации. Оба варианта выполняют одну и ту же задачу, однако между ними есть несколько ключевых различий.

Бумажные путевые листы 

Это традиционный формат, с которым многие организации и ИП работают годами. Он прост в использовании, не требует специальных знаний и оборудования. Заполнив бумажный лист, вы можете сразу передать его водителю, а потом зафиксировать в архиве. 

Однако есть и минусы. Бумага занимает много места, легко теряется, может повредиться или испачкаться. При этом обработка бумажных документов и поиск нужной информации может занять много времени.

Электронные путевые листы 

Они значительно упрощают процесс учета. Заполняя документы в специальной программе или приложении, вы сразу сохраняете данные в базе и можете быстро получить к ним доступ. Все операции проходят быстрее, и данные можно хранить в облаке, не тратя пространство на офисные шкафы. 

Еще один плюс — программное обеспечение часто автоматизирует часть работы, например, вычисление пробега или проверку правильности заполнения. Но в случае перебоев с интернетом могут возникнуть сложности с доступом к данным.

Нужна ли ЭЦП для электронного цифрового листа 

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это цифровой аналог вашей подписи, который подтверждает подлинность документа. 

Когда ЭЦП необходима?

1. Если ваша компания планирует отправлять электронные путевые листы в налоговые или другие контролирующие органы.

2. Если электронный путевой лист используется как официальный документ в компании или при проверках. ЭЦП помогает предотвратить подделку и гарантирует, что информация в документе не была изменена после подписания. 

3. Если вы отправляете путевые листы для внешнего использования, например, партнерам или клиентам, которые требуют подтверждения подлинности документа. ЭЦП может быть полезна для повышения доверия к вашим данным.

Можно обойтись без ЭЦП, если электронные путевые листы предназначены исключительно для внутреннего учета, например, для отслеживания маршрутов и расхода топлива.

Сроки действия путевого листа

Для каждой конкретной перевозки организация самостоятельно определяет подходящий срок действия путевого листа, исходя из условий работы.

Например, для регулярных пассажирских перевозок часто применяется недельный или месячный путевой лист, если это согласовано с регламентом работы компании. Это позволяет упростить учет и оформление документов для регулярных рейсов.

Также есть однодневные путевые листы — для рейсов, которые начинаются и заканчиваются в один рабочий день, и многодневные — для длительных рейсов (но не более 1 месяца).

 

Путевой лист: требования к хранению

Документы подлежат обязательному хранению в течение пяти лет. Это требование распространяется как на бумажные, так и на электронные путевые листы.

Хранение бумажных путевых листов

Бумажные путевые листы стоит хранить в специально отведенном архиве или сейфе, который защищен от воздействия внешних факторов, таких как влага, пыль и т. д. Хорошо, если место для хранения оснащено соответствующими средствами защиты, например, пожарной сигнализацией и системой контроля доступа.

Документы лучше сложить в хронологическом порядке для удобства поиска и последующего использования.

Хранение электронных путевых листов

Электронные путевые листы должны храниться в системе, которая обеспечивает защиту данных и их сохранность. 

Для этого можно использовать специальные программы для учета и хранения документов, которые соответствуют стандартам безопасности, таким как шифрование данных и создание резервных копий. 

Ответственность за отсутствие путевого листа в 2025 году

Согласно КоАП РФ, отсутствие путевого листа или его неправильное заполнение рассматривают как нарушение правил ведения документации, связанной с эксплуатацией ТС. Это может привести к штрафам:

1. Для водителей: штраф в размере 500 рублей (п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). 

2. Для компании: штраф от 5 000 до 10 000 рублей (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

При повторном нарушении штрафы для организации могут быть увеличены до 20 000 тысяч рублей.

Другие последствия для бизнеса

Отсутствие или неправильное оформление путевых листов может привести и к другим проблемам. К примеру, если компания не может предоставить правильные путевые листы, налоговые органы могут исключить расходы на ГСМ, ремонт и эксплуатацию транспортных средств из базы для налогообложения. В итоге налог на прибыль возрастет.

Также это грозит отказом в возмещении НДС. Компании часто используют путевые листы для подтверждения права на налоговый вычет. Если такие документы отсутствуют или оформлены неверно, налоговая инспекция может отказать в выплате.

Рекомендации по предотвращению нарушений

Как избежать негативных последствий? Вот несколько простых рекомендаций:

1. Следите за правильным оформлением документов: убедитесь, что каждый путевой лист заполняется в соответствии с требованиями законодательства.

2. Обучайте сотрудников: важно, чтобы ваши водители и ответственные лица понимали, как правильно заполнять и хранить путевые листы. Регулярные тренинги и внутренние инструктажи помогут избежать ошибок.

3. Проводите внутренние проверки: это поможет своевременно выявить нарушения и устранить их до того, как они приведут к штрафам или налоговым последствиям.

Также можно назначить ответственного за проверку корректности внесения данных в путевой лист. Например, это может быть диспетчер или бухгалтер. 

Заключение 

Путевые листы — это не просто формальность. Правильное их заполнение обеспечит вам защиту от штрафов и других проблем, таких как увеличение налога на прибыль или отказ в возмещении НДС.

Кроме того, налаженная система учета путевых листов способствует повышению дисциплины среди сотрудников, предотвращая возможные нарушения.