Электронные путевые листы 2025: оформление, правила и переход на ЭПЛ

Содержание

Что такое электронный путевой лист
Законодательная база
Порядок оформления путевых листов в электронном формате
Обязательные титулы и их содержание
Титул об обстоятельствах рейса
Титул о медицинском осмотре
Титул о техническом контроле
Ситуационные титулы
Титул о заправке топлива
Титул о простое транспортного средства
Титул о внеплановом ремонте
Особенности подписания путевых листов в электронном формате
Технические требования для внедрения
Взаимодействие с ГИС ЭПД
Заключение

Что такое электронный путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — полноценный аналог бумажного документа, который состоит из нескольких файлов. Например, это могут быть:

1. XML-файлы — основной формат, который позволяет организовать информацию в четкие разделы.

2. PDF-файлы. Они могут быть приложены для визуального представления электронных путевых листов, если требуется распечатка или передача документа в читаемом виде.

3. JSON-файлы. Их используют для обмена данными между системами в интеграционных процессах, особенно в случаях, когда необходимо быстро передавать информацию между мобильными приложениями и серверными системами.

4. Графические файлы (JPG, PNG, TIFF). Они могут быть включены в состав электронных путевых листов в виде сканов подписей, фотографий транспортного средства, состояния груза или доказательств выполнения рейса.

Основные задачи электронного путевого листа:

1. Контроль за состоянием транспортных средств и соблюдением норм безопасности. Путевой лист фиксирует информацию о техническом состоянии транспорта перед рейсом и после его завершения, а также о соблюдении водителем режима труда и отдыха.

2. Управление и контроль над выполнением транспортных операций. Электронный путевой лист позволяет отслеживать маршруты, пробег, время в пути и прочие параметры, что способствует повышению прозрачности и эффективности транспортной деятельности.

3. Оптимизация логистики и планирования. Электронный путевой лист предоставляет данные в режиме реального времени, что помогает эффективно планировать маршруты и сокращать транспортные издержки. На основе анализа данных можно оперативно корректировать планы перевозок и улучшать управление автопарком.

Также путевой лист служит юридическим подтверждением транспортных расходов, фиксируя данные о затратах на топливо, техническое обслуживание автомобилей.

Законодательная база

В соответствии с Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390, компании могут использовать как бумажный вариант, так и электронный путевой лист. Главное требование — наличие основной информации о сроке действия путевого листа, виде перевозки, транспортном средстве, водителе и лице, которое оформило документ.

Переход на электронную форму путевых листов — добровольный процесс для предпринимателей и организаций. Это позволяет упростить, а также автоматизировать процесс оформления путевых листов, сократить денежные и временные затраты на бумажную работу. 

Порядок оформления путевых листов в электронном формате 

Каждый электронный путевой лист состоит из титулов — структурных разделов, которые содержат определенную информацию. Обязательные титулы должны быть заполнены для каждой поездки, чтобы документ соответствовал требованиям законодательства. Ситуационные титулы добавляются только в случае необходимости, в зависимости от специфики рейса.

Обязательные титулы и их содержание

В электронном путевом листе содержится несколько обязательных титулов, в которых указывают важную информацию для выполнения транспортных задач и обеспечения безопасности.

Титул об обстоятельствах рейса

Этот титул заполняет диспетчер или ответственное лицо транспортной компании. В нем фиксируют ключевую информацию о рейсе:

1. Подробные данные о транспортном средстве: марка и модель, государственный регистрационный номер.

2. Полная информация о водителе: ФИО, контактные данные, сведения о водительском удостоверении (номер, категория, дата выдачи и срок действия).

3. Вид перевозки и сообщения: грузовая или пассажирская перевозка, междугородний или международный рейс.

Также должен быть указан срок действия путевого листа с датой начала поездки и ее окончания. Эти данные позволяют контролировать временные рамки использования автомобиля и соблюдение режима труда и отдыха водителя.

Титул о медицинском осмотре

Его должен оформить и подписать медицинский работник, который проводит осмотр водителя перед рейсом и после него. Обязательно указывают результаты осмотра (допуск или недопуск к рейсу), дату и время его проведения.

Титул о техническом контроле

Его создает и подписывает механик, который проводит технический осмотр. В титуле описывают результаты ТО транспортного средства перед рейсом, а также информацию о проведенных ремонтных работах и замене деталей при необходимости.

Ситуационные титулы

Ситуационные титулы — это разделы путевого листа, которые заполняют только в определенных случаях, если того требуют обстоятельства рейса. Примеры ситуационных титулов.

Титул о заправке топлива

Его заполняют, если в пути была произведена заправка. Необходимо указать следующие данные: время, дата и место заправки, объем и стоимость заправленного топлива.

Титул о простое транспортного средства

Используется при задержках или простоях, например, из-за ожидания загрузки или погодных условий. В нем указывают причину простоя, место и время начала, окончания.

Титул о внеплановом ремонте

Заполняют при поломке транспортного средства во время рейса. В нем указывают: характер неисправности, проведенные ремонтные работы, место и время ремонта.

Особенности подписания путевых листов в электронном формате

Если путевые листы используют исключительно внутри организации и не предоставляют в контролирующие органы (например, ГИБДД или налоговую), можно обойтись без электронной цифровой подписи. Также ЭЦП не нужна, если компания использует электронные путевые листы только для автоматизации процессов, но параллельно создает их бумажные копии, подписанные вручную. 

При необходимости в таких документах используют простую электронную подпись (ПЭП). Это самый доступный вариант, основанный на логине, пароле или других методах идентификации. Еще один вариант — усиленная неквалифицированная подпись (НЭП). Ее создают с помощью криптографических средств, что обеспечивает высокий уровень безопасности. 

В остальных случаях электронный путевой лист должен быть подписан с помощью усиленной квалифицированной подписи (КЭП), которую выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Она полностью соответствует законодательным требованиям и обладает юридической силой. 

Технические требования для внедрения

Для перехода перевозчиков на электронные путевые листы потребуется:

1. Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Необходимо выбрать подходящего оператора информационной системы ЭДО из реестра, который утвердил Минтранс, и заключите с ним договор.

2. Оформить квалифицированные электронные подписи (КЭП) всем сотрудникам, которые будут принимать участие в создании и заполнении электронного путевого листа.

3. Выбрать удобный сервис для работы с электронными путевыми листами (например, Контур.Диадок или 1С:Управление автотранспортом).

4. Подготовить компьютеры, планшеты или смартфоны для обработки электронных путевых листов. Эти устройства должны быть совместимы с выбранным программным обеспечением.

При переходе на электронные путевые листы сначала стоит провести тестирование с участием ограниченного числа водителей и транспортных средств. Такой «пилотный» проект позволит детально изучить все механизмы работы с электронными путевыми листами, не нарушая при этом существующие бизнес-процессы.

Взаимодействие с ГИС ЭПД

Взаимодействие с ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) осуществляется через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это позволяет автоматизировать процесс передачи данных и гарантировать их безопасность и целостность.

Первый этап взаимодействия с ГИС ЭПД начинается с формирования документа в организации. Затем путевой лист подписывают уполномоченные лица и передают оператору ЭДО. Он проверяет документ на соответствие установленным требованиям, целостности данных, их соответствия заданным форматам.

После проверки электронный путевой лист передают в ГИС ЭПД. Как только документ зарегистрируют в системе, для него будет сгенерирован уникальный QR-код. Он содержит информацию о документе и может быть использован для быстрого доступа к нему.

При проверке документов на дорогах или в других ситуациях, уполномоченные лица (например, сотрудники ГИБДД) могут сканировать QR-код с помощью специального устройства или мобильного приложения. Это позволяет мгновенно получить доступ к информации, хранящейся в ГИС ЭПД.

Заключение 

Переход на электронные путевые листы — это не просто обновление документооборота, а важный шаг в сторону инноваций и оптимизации процессов. Внедрение ЭПЛ открывает новые горизонты для бизнеса, позволяя не только ускорить работу с документами, но и повысить уровень контроля, прозрачности и безопасности на всех этапах перевозки.

Использование электронных путевых листов сокращает риски ошибок, упрощает взаимодействие с проверяющими органами и способствует улучшению логистических решений.