Личный кабинет
Содержание
Как оформить эксплуатацию личного авто для компании
Составление трудового договора
Заключение договора аренды
Оформление договора ссуды
Нужен ли путевой лист при использовании личного транспорта в служебных целях
Заключение
Как оформить эксплуатацию личного авто для компании
Официально оформить факт эксплуатации личного авто работника в служебных целях можно тремя способами:
-
Договор аренды. Стороны подписывают отдельное соглашение, в рамках которого работодатель оплачивает использование личного авто работника в служебных целях.
-
Трудовой договор. Руководитель включает оплату за использование авто в официальную зарплату сотрудника.
-
Договор ссуды. Предполагает пользование авто работника в служебных целях на безвозмездной основе.
У каждого варианта есть преимущества, недостатки и особенности. О них мы поговорим ниже.
Составление трудового договора
Для использования личного транспорта в служебных целях выбирают один из двух вариантов:
-
Если стороны не заключали трудовой договор ранее, то в документ вносят отдельный пункт с особенностями использования личного автомобиля в служебных целях, указанием размера компенсации.
-
Если сотрудник и работодатель уже подписали договор, то к нему заключают дополнительное соглашение, в котором прописывают условия предоставления машины.
Преимущества такого способа:
-
Простота оформления. Трудовой договор — базовый документ для взаимодействия работника и работодателя. Для эксплуатации личного автомобиля сотрудника в служебных целях достаточно лишь вписать в соглашение дополнительный пункт.
-
Гибкость. Внутренние документы компании позволяют установить размер вознаграждения и порядок его выплаты.
При использовании личного авто сотрудника в служебных целях работодатель руководствуется статьей 188 Трудового кодекса РФ. Стороны могут установить любую сумму, которая включает как стоимость аренды, так и компенсацию за амортизацию, бензин и прочие расходы.
Заключение договора аренды
Аренда авто сотрудника в служебных целях возможна в двух вариантах:
-
С экипажем. Арендодатель предоставляет компании автомобиль на определенный срок и самостоятельно управляет им в качестве водителя (статья 632 ГК РФ). Он обязуется поддерживать ТС в надлежащем техническом состоянии, выполнять мелкий и, если требуется, капитальный ремонт (статья 634 ГК РФ). За использование личного транспорта в служебных целях арендатор вносит оговоренную сумму, покупает горючее. Также стороны могут предусмотреть в договоре покупку расходных материалов (статья 636 ГК РФ).
-
Без экипажа. В этом случае владелец предоставляет ТС арендатору без сопутствующих услуг по управлению или ремонту (статья 642 ГК РФ). Руководитель должен будет самостоятельно нанимать механика и водителя, поддерживать транспорт в надлежащем состоянии (статья 644 ГК РФ).
Проще всего арендовать машину без экипажа. Для этого достаточно придерживаться положений статьи 645 ГК РФ. Другое дело, если работодатель арендует машину работника в служебных целях с экипажем. Тогда задача усложняется, и есть два варианта выхода из ситуации:
-
Заключить договор аренды с экипажем. Это возможно при наличии статуса ИП у сотрудника. Также важно, чтобы у него были наемные рабочие. Поскольку экипаж — это два специалиста (механик, водитель), то первым может стать сам сотрудник, а вторым — его работник. Если же у владельца авто нет статуса ИП и/или наемных рабочих, то такой договор будет противоречить статье 168 ГК РФ, а потому не будет иметь юридической силы.
-
Подписать два договора. Первый — на аренду без экипажа, а второй — на предоставление услуг водителя и механика. В данном случае обязанности по второму соглашению не должны совпадать с должностными обязанностями работника. В противном случае сотрудники налоговой могут руководствоваться статьей 252 НК РФ и признать расходы компании необоснованными экономически.
У этого способа оформления использования личного автомобиля в служебных целях есть два преимущества:
-
четкое регулирование, поскольку документ определяет права и обязанности сторон (включая оплату обслуживания, ремонта);
-
удобный учет расходов организации.
Однако оформление такого договора может быть сложным, а налоговая служба может усомниться в его законности
Оформление договора ссуды
В этом случае сотрудник передает машину организации бесплатно. Оформить соответствующий договор можно с любым работником на основании статьи 689 ГК РФ.
Основное условие: владелец передает автомобиль получателю, а тот обязуется вернуть его в надлежащем состоянии. В договоре можно прописать, что именно стороны считают естественным износом и прочие нюансы сделки. Все права и ответственности сторон важно четко прописать в договоре. Например, кто оплачивает обслуживание, ремонт ТС, что будет, если работодатель вернет машину в ненадлежащем состоянии.
Преимущества:
-
простое оформление;
-
отсутствие арендных платежей, налогов и т. д.
В этом случае работодатель часто платит работнику за аренду неофициально, в конверте. Но при таком использовании личного транспорта в служебных целях у сотрудника возникают риски. Во-первых, нет никаких оснований, которые обязывают работодателя вносить арендные платежи. Поэтому, если руководитель перестанет платить, принудить его через суд будет сложно. Во-вторых, если сотрудникам налоговой службы станет известно о такой сделке, работодателя могут оштрафовать за неуплату налогов.
Нужен ли путевой лист при использовании личного транспорта в служебных целях
Согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона № 259-ФЗ, путевой лист обязателен, если автомобиль используют для перевозки грузов или пассажиров. Если сотрудник выполняет командировочные поездки или просто передвигается по рабочим вопросам, этот документ необязателен. Однако без него у работодателя не будет официального подтверждения использования автомобиля в служебных целях, что может вызвать вопросы у налоговой.
Документ можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Он должен содержать обязательные сведения:
-
срок действия документа;
-
данные о транспортном средстве (марка, госномер);
-
информацию о водителе;
-
сведения о виде перевозки (грузовая, пассажирская);
-
отметку о том, кто оформил путевой лист.
Кроме того, владелец автомобиля вправе добавить дополнительные сведения (о маршруте, пробеге, расходе топлива, целях поездки), если это необходимо для учета и отчетности.
Заключение
Использование личного автомобиля в рабочих целях — юридически значимый процесс, который требует правильного оформления. Независимо от того, оформляете ли вы аренду, трудовой договор с компенсацией или безвозмездное пользование, важно учитывать все нюансы, чтобы избежать налоговых рисков и судебных споров.
