Компенсация ГСМ сотруднику: порядок получения и расчета

Содержание

Что такое компенсация ГСМ и кому она положена
Документы для компенсации ГСМ сотруднику
Рекомендации для сотрудников при оформлении документов
Как работодатель рассчитывает компенсацию?
Нормы расхода топлива
Налоги и взносы
Ограничения по сумме компенсации ГСМ

Что такое компенсация ГСМ и кому она положена 

Компенсацию за бензин обычно предоставляют, когда сотрудник использует собственную машину для выполнения служебных обязанностей: поездок к клиентам, доставки документов или оборудования и других рабочих задач, с ведома и согласия работодателя. 

Обычно это:

• Сотрудники, работа которых связана с разъездами. Это могут быть менеджеры по продажам, торговые представители, курьеры, сервисные инженеры, специалисты по доставке и другие работники, чьи обязанности требуют регулярного передвижения между разными объектами, клиентами или офисами предприятия.
• Руководящие и административные сотрудники. Иногда компенсируют ГСМ руководителям или сотрудникам, которые выполняют административные задачи и используют для этого собственную машину: поездки на совещания, встречи с партнерами.

Документы для компенсации ГСМ сотруднику

Сроки, порядок, объемы компенсаций прописаны в ряде документов. 

Согласно статье 164 ТК России, компенсации представляют собой денежные выплаты для возмещения затрат, понесенных работниками в связи с выполнением обязанностей, предусмотренных ТК и другими федеральными законами.

В статье 188 ТК РФ указано, что если работник использует личное имущество с согласия или по поручению работодателя в интересах компании, ему выплачивают компенсацию за использование и износ (амортизацию) данного имущества, включая личное ТС, инструменты, оборудование и другие технические средства и материалы. Кроме того, работнику компенсируют траты, связанные с их использованием. Сумма возмещения согласовывается сторонами трудового договора и закрепляется в письменной форме.

Статья Гражданского кодекса России (ГК РФ) 1068: ГК РФ предусматривает возмещение убытков, понесенных работником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Это может включать траты на бензин и другие ГСМ.

Ну и, конечно, это документы компании, где порядок возмещения ГСМ фиксируют в договоре или приложении к нему. Документальным подтверждением расходов служат: 

• Путевые листы. Здесь прописывают маршрут поездки, цели поездки, даты и время. Это подтверждает служебный характер поездок.

• Чеки на топливо. В выписках должна быть информация о дате покупки, наименование АЗС и стоимость горючего.

• Отчетные документы. При необходимости, если поездки связаны с выполнением конкретных задач.

Обычно документы подают в бухгалтерию компании в конце месяца или другого отчетного периода, установленного работодателем. Несоблюдение сроков подачи может привести к задержкам в выплатах компенсации за бензин.

Рекомендации для сотрудников при оформлении документов

Для успешного получения компенсации ГСМ сотруднику, важно правильно оформлять документы. Вот несколько рекомендаций.

• Заполняйте путевые листы ежедневно, указывая точные маршруты, даты и цели поездок. Это поможет избежать вопросов со стороны бухгалтерии и налоговых органов.

• Сохраняйте все чеки на покупку бензина. Убедитесь, что они читаемы и содержат всю необходимую информацию.

• Авансовый отчет должен быть полным и соответствовать данным из путевых листов и чеков. Включите в отчет все подтверждающие документы.

• Не забывайте подписывать путевые листы и отчеты, проверяйте правильность всех данных перед подачей. Избегайте исправлений и помарок.

Правильное оформление документов ускорит процесс получения компенсации и поможет избежать недоразумений. В итоге сможете получить оплату ГСМ на работе.

Как работодатель рассчитывает компенсацию?

Как компенсировать сотруднику расходы на ГСМ? Обычно работодатель рассчитывает компенсацию на основе методики, включающей пробег, нормы расхода топлива и стоимость бензина. Основные параметры расчета выглядят так.

• Общая дистанция, пройденная сотрудником в рабочих целях, фиксируется в путевых листах.

• Нормы расхода топлива. Определяются на основе паспортных данных автомобиля и установленных норм. Например, если норма расхода составляет 10 литров на 100 км, а сотрудник проехал 500 км, общий расход топлива составит 50 литров.

• Стоимость топлива. Средняя цена бензина за отчетный период. 

Формула расчета компенсации такова:

Компенсация = Пробег × Норма расхода топлива × Стоимость бензина

Пример расчета: Сотрудник проехал 600 км в служебных целях. Норма расхода топлива его автомобиля составляет 8 литров на сто километров, а средняя стоимость бензина — 50 рублей за литр. Компенсация = 600 км×8 л/100 км×50 руб./л = 2400 рублей

Такая методика позволяет объективно оценить затраты и оплатить бензин сотруднику на личном автомобиле.

Нормы расхода топлива

Компания должна утвердить способ учета затрат на ГСМ в своей учетной политике. Важно определить, будет ли предприятие нормировать траты, и по каким нормативам будет происходить списание материалов — по собственным или утвержденным Министерством транспорта (Минтрансом).

Простейший метод определения норм расхода топлива для новых автомобилей заключается в использовании технических характеристик ТС, указанных в документации от завода-изготовителя. Этот способ позволяет быстро установить нормы расхода топлива для нового автопарка. Нормативы, утвержденные Минтрансом, используют для списания ГСМ и для планирования закупки топлива. Это особенно актуально для транспортных предприятий, так как позволяет более точно прогнозировать затраты и объемы закупок. 

На практике часто возникает необходимость устанавливать собственные нормы расхода топлива и других материалов. Это связано с тем, что утвержденные нормативы не всегда соответствуют фактическим условиям эксплуатации транспортных средств. 

Альтернативный метод расчета норм расхода топлива — проведение контрольных замеров. Для этого в пустой бензобак ТС, для которого устанавливают нормы, заливают фиксированный объем бензина, например, сто литров. Затем машину выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия фиксирует показания одометра до и после поездки, а затем делит количество использованных литров на пройденное расстояние, чтобы определить расход топлива на один километр пути.

Полученный результат записывают в акт и подтверждают подписями всех членов контрольной комиссии. Поскольку расход топлива зависит от множества факторов, рекомендуют проводить замеры в различных условиях эксплуатации: для загруженного и пустого автомобиля, в летний и зимний период, а также в дождь и снег. Также следует учитывать расход топлива при простое с включенным мотором. Этот метод нормирования достаточно сложен, так как требует многократных повторных контрольных замеров для каждого типа транспорта.

Учет и контроль расхода ГСМ выполняют в специальной ведомости, которая отражает все поступления и списания материалов. Принятые нормы должен утвердить приказом глава компании.

Налоги и взносы

Возмещение расходов на бензин сотруднику на личный автомобиль имеет свои нюансы налогообложения. В статье 422 Налогового кодекса России указано, что компенсации ГСМ не облагают страховыми взносами (в ПФР, ФСС и ФОМС), если они выплачиваются в пределах лимитов. В этом случае компенсацию признают компенсационными выплатами и не включат в базу для начисления страховых взносов.

Если сумма возмещения превышает установленные нормативы, то с избыточной части будет удержан НДФЛ и начислены страховые взносы. 

Ограничения по сумме компенсации ГСМ

Предусмотрены определенные лимиты при компенсации бензина при использовании личного автомобиля в служебных целях по размеру компенсации ГСМ, которые не облагаются НДФЛ. С января 2024 года сумма компенсации от работодателей выросла в 2 раза. Расходы на ГСМ должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Если сумма компенсации превышает пределы, налоговые органы могут не признать эти расходы, что повлияет на налогооблагаемую прибыль компании. Вот суммы по нормам расходов, которые были до и после 2024 года

Итак, компенсация ГСМ, что это? Это возмещение расходов, которые сотрудник понес при использовании личного транспортного средства в рабочих целях.

Корректное оформление документов и соблюдение нормативов помогают избежать налоговых проблем. Работодателям следует тщательно следить за актуальными нормативами и разъяснениями ведомств, а сотрудникам — аккуратно вести путевые листы и собирать все подтверждающие документы.