Как комплексное управление автопарком облегчает бухгалтерский учет и аудит

Интеграция системы управления автопарком с бухгалтерией: ключевые преимущества

У такой интеграции есть ключевые преимущества:

• Упрощает ручные процессы. Можно настроить автоматическое формирование аналитических и диагностических отчетов, оформление и заполнение путевых листов и других документов.
• Упрощение ряда бухгалтерских процессов, например, расчета амортизации, топлива и т.д. Все сведения поступают в онлайн-режиме, что полностью исключает искажение и фальсификацию данных, а также ошибки, обусловленные человеческим фактором.
• Контроль и планирование работы автопарка. Например, сведения о расходе горючего позволяют исключить факты недолива топлива и, соответственно, сэкономить на ГСМ.
• Обеспечение надежного хранения документов. Доступ к важным документам осуществляется несколькими щелчками мыши.
• Анализ метрик. Можно сформировать прогнозы и аналитику по различным показателям, чтобы отследить тенденции и перспективы.

Автоматизация процессов бухгалтерского учета в комплексном управлении автопарком

В бухгалтерском учете особое внимание уделяется сбору и хранению документов по транспортным средствам. Документооборот необходим для исключения ошибок и недочетов, которые могут повлечь за собой налоговые риски и различные доначисления (штрафы).

К распространенным ситуациям неэффективного ведения бухучета в части автопарка можно отнести:

• Некорректную оценку транспортного средства. В результате неправильного отражения амортизации авто может выйти из строя раньше, чем указано в документах.
• Неточный срок эксплуатации. Необходимо вносить реальные данные, так как занижение транспортного налога может привести к определенным санкциям от ФНС.
• Неправильную постановку авто на учет. Эта процедура различается для ТС, приобретенных за счет заемных средств, собственного капитала, в лизинг или через инвестиционный кредит.
• Ввод некорректной информации по первоначальной стоимости. Последствием является недостоверный расчет налога.

Этих и многих других проблем можно избежать при подключении комплексного решения по управлению автопарком и его оптимизации с корпоративными программами.

Автоматизация с бухгалтерским учетом предприятия предусматривает следующие возможности:

1. экспорт сведений в «1С. Бухгалтерия» или «1С. Предприятие»;
2. выгрузку сведений по путевым листам, учету ГСМ, оказанным ремонтным работам, начислению заработной платы;
3. формирование единой информационной системы с «1С. Бухгалтерия» (дополнительное дублирование данных не требуется);
4. ведение справочника авто;
5. учет выработки каждой единицы ТС;
6. настраивание норм прохождения технического обслуживания по различным параметрам выборки;
7. загрузку и хранение любых документов в системе;
8. наличие подсистемы учета ГСМ;
9. учет штрафов;
10. учет плановых доходов и расходов;
11. планирование затрат будущих периодов;
12. адаптивную настройку базы для перераспределения бюджета;
13. отслеживание контрагентов и т.д.

Учет топлива и обслуживания: как комплексное управление автопарком упрощает аудит

Топливо выступает ключевой статьей расходов по содержанию автопарка. Продуманная и прозрачная учетная политика позволяет минимизировать потери и снизить издержки на его приобретение примерно на 10%.

При учете топлива используются заранее зафиксированные нормы расхода топлива. Со стороны бухгалтерского учета желательно указывать реальный расход, чтобы видеть объективную картину.

Классический учет ведется по нормам, рассчитанным Министерством транспорта РФ. Информация различается для разных типов автомобилей. Используются поправочные коэффициенты с учетом объема цилиндра и типа топлива.

Организация вправе использовать индивидуальную систему учета, разработанную и утвержденную специальной комиссией.

Использование современного программного обеспечения по управлению автопарком позволяет исключить ошибки и минимизировать трудозатраты. Автоматически можно вести:

1. складской учет (приобретение топлива);
2. расход как по отдельным ТС, так и по водителям;
3. учет расхода в соответствии с установленными нормативами и сравнение с фактическим потреблением;
4. подтверждающую документацию.

На формирование отчета по любому критерию уходят считанные секунды. Комплексное управление автопарком позволяет:

1. списывать ГСМ, исходя из моточасов и фактического потребления;
2. проводить анализ расхода (сопоставление нормы и потребления по каждой единице транспортного средства или по водителю);
3. изучать пройденный маршрут, посещение определенных зон;
4. отслеживать характеристики, напрямую влияющие на расход топлива, например, стиль вождения, скорость;
5. заполнять путевые листы с внесением в них остатка по ГСМ;
6. вести контроль за водителями;
7. предотвращать использование авто по целям, отличным от служебных.

Для бухгалтерии подключение системы управления топливом предполагает получение достоверных данных по учету и списанию ГСМ. Такая интеграция позволяет существенно оптимизировать процесс и повысить эффективность деятельности автопарка в целом.

Использование технологий GPS для точного отслеживания затрат и их отражения в учете

GPS мониторинг транспорта во многих компаниях выступает основным инструментом сокращения затрат. Такой сервис позволяет исключить следующие проблемы:

• Слив топлива. Установление датчика топлива совместно с GPS обеспечивает контроль за всем движением топлива. В случае слива система отразит объем, местоположение и время.
• Превышение скорости. Позволяет исключить дополнительные затраты в виде штрафов и уменьшить затраты на амортизацию ТС.
• Использование авто для иных целей, например, для выполнения заказов конкурентов. Сервис обеспечивает контроль за месторасположением транспорта и его маршрутом передвижения. Мониторинг работает 24х7 в режиме реального времени.
• Подкручивание одометра. GPS мониторинг указывает реальный пробег транспортного средства.

Обзор программного обеспечения для бухгалтерии в сфере управления автопарком

На рынке представлены различные сервисы для управления автопарком, в том числе конфигурации на базе «1С. Предприятие».

Для всех программных продуктов характерны общие черты:

1. интеграция с корпоративными системами;
2. возможность настройки коллективного доступа работы;
3. техническая поддержка.

Среди лидеров рынка можно отметить: ППР, Wialon, Мегалогист, Шедекс и другие.

Cоветы по оптимизации бухгалтерского учета и аудита при комплексном управлении автопарком

Рекомендуем выбирать программы комплексного управления автопарком с акцентом на специфику транспортной деятельности. Учет автомобильного транспорта, находящегося в собственности, отличен от учета арендованных авто.

При выборе ПО стоит уделить внимание следующим параметрам:

1. необходимому функционалу (для организации на общем режиме он должен быть более расширен, чем для ИП на УСН, так как требуется ведение полноценного бухучета);
2. наличию модуля ТО (для планирования технического обслуживания);
3. необходимости установки мобильного приложения для водителей и диспетчеров;
4. типу перевозок (грузовые или пассажирские).