Способы оплаты проезда по платным дорогам для корпоративных автопарков

Эффективное управление оплатой платных дорог для корпоративных автопарков

Для исключения простоев у шлагбаума и наличного расчета эффективным решением является списание денег с единого расчетного счета, оформленного на корпоративного клиента. В этом случае повышается прозрачность операций и уменьшаются временные и финансовые затраты на документооборот (закрывающие документы можно скачать в личном кабинете).

У такого сервиса есть еще ряд важных преимуществ:

1. возможность использования на всех платных дорогах по стране;
2. эффективное управление и контроль за счет наличия личного кабинета;
3. простота заключения договора;
4. получение расширенной аналитики за любой период (для выбора оптимального маршрута и расчета иных параметров);
5. полная прозрачность учета для бухгалтерии (услуги по платным дорогам можно отнести на расходную часть налогооблагаемой базы);
6. исключение риска потери подтверждающих документов (предоставляются в электронном виде);
7. минимизация мошенничества со стороны водителей (расходы на использование платных федеральных трасс отображаются в личном кабинете).

Транспондер устанавливается в салоне авто на лобовое стекло. Считывающие устройства автоматически его распознают и списывают деньги. Этот инструмент незаменим при частых поездках через участки платных дорог.

Для использования транспондера достаточно заключить договор, получить оборудование и зарегистрировать каждое из них через идентификатор.

Вторым вариантом по популярности и эффективности выступают карты. Можно использовать корпоративные карты, оформленные на водителей. Для оплаты достаточно следовать инструкциям на табло. Полученный чек необходимо передать в бухгалтерию для достоверного ведения учета.

Ряд компаний перечисляет подотчетные суммы на оплату участков федеральных трасс непосредственно на личные карты водителей. С точки зрения эффективности управления расходами это не лучший вариант, так как:

1. повышаются трудозатраты (сотруднику необходимо своевременно отчитаться за полученные средства);
2. увеличивается нагрузка на бухгалтерию (нужно принять от каждого водителя подотчетные документы и корректно отразить в учете);
3. появляются сложности с оценкой целесообразности выбранного маршрута.

В целом, для финансирования расходов компании желательно использовать бизнес-карты с установлением индивидуальных лимитов. В этом случае водители смогут оплачивать услуги в соответствии с отведенным бюджетом и контролировать свои расходы через личный кабинет.

При оплате за проезд до сих пор используются наличные. С точки зрения экономии и флит-менеджмента это самый неэффективный способ, так возникают простои и дополнительные трудозатраты не только у водителей, но и у других сотрудников (флит-менеджеров, бухгалтеров, финансистов).

Обзор платных дорог в России и особенности их использования для автопарков

Рассмотрим основные платные дороги, встречающиеся в России:

• ЦКАД. Эта трасса соединяет столицу и ее ближайшие районы. Продолжительность участка составляет 800 км. Дорога является платной лишь на отдельных участках. Предлагается внесение оплаты наличными, через транспондеры, карты и мобильные приложения. При расчете стоимости услуги учитывается тип транспортного средства и его вес, а также пройденный участок платной дороги.
• М-1 или Белорусская трасса. Соединяет Москву с Санкт-Петербургом, Смоленском и белорусскими городами Минск и Витебск. Ее протяженность составляет более 800 км. Оплата проезда рассчитывается по стандартному алгоритму с учетом типа авто, его веса и протяженности.
• М-3. Известная трасса, которая изначально соединяла столицу с Киевом. На дороге предусмотрены специальные съезды, позволяющие безопасно переезжать с одного участка на другой.          
• М-4 «Дон». Является самой оживленной трассой, связывающей Москву с Краснодаром. На данном участке наблюдается постоянное интенсивное движение. Дорога оснащена системами безопасности и видеонаблюдения.
• М-11. Это участок, соединяющий Москву с Северной столицей России. Здесь всегда наблюдается интенсивное движение, созданы условия для безопасного обгона.
• М-12 «Восток». Стратегически важная трасса, соединяющая столицу с Нижним Новгородом и Владимиром. На данной трассе работает безбарьерная система «Свободный поток». При наличии транспондера плата списывается автоматически. В остальных случаях необходимо оплатить через официальный сайт «Автодора». Внести платеж необходимо в течение 5 дней.
• МСД. Это магистраль, объединяющая северо-восточную и юго-восточную части Москвы. Преимуществом этой трассы выступает отсутствие пробок, так как не нужно заезжать на ТТК, Садовое кольцо или МКАД. Здесь запрещен въезд грузовых транспортных средств (исключение: авто с пропусками). Плата за полностью завершенный маршрут составляет 950 рублей.
• ЗСД. Это трасса  в черте Санкт-Петербурга, имеющая статус автомагистрали. Здесь предусмотрено деление на 5 тарифных зон (чем длиннее маршрут по дороге, тем больше придется заплатить). На плату также влияет категория транспортного средства (определяется автоматически при проезде пропускных пунктов). Обращаем внимание, что по ЗСД оплата наличными на кассе обходится дороже, чем через транспондер.

Особенности предоплаты и постоплаты для корпоративных клиентов

Оплата за участки платных дорог возможна с предоплатой или постоплатой. Предоплата возможна, если протяженность платного участка фиксирована, например, конкретный мост. В этом случае можно сразу рассчитать стоимость услуги.

На большинстве трасс действует система постоплаты.  Тип транспортного средства и пройденные километры определяются автоматически.

Преимущества предоплаты:

1. снижение вероятности просрочки платежа;
2. возможность оперативно принять к учету (актуально при общей системе налогообложения или УСН «Доходы минус расходы»);
3. cокращение времени на оплату при выезде (не нужно стоять в общей очереди).

Плюсы постоплаты:

1. снижение стоимости за счет комбинирования платных и бесплатных трасс;
2. Возможность пользоваться платными дорогами даже при кассовых разрывах в бизнесе или отсутствии средств на счете (достаточно пополнить карту или счет в течение 3-5 дней).

Транспондеры и автоматизированные системы оплаты: ускорение проезда и снижение расходов

Транспондер представляет собой специальное устройство, позволяющее быстро проезжать пункты пропусков, что существенно экономит время и нервы водителей. Для пересечения пункта достаточно сбросить скорость, система автоматически зафиксирует транспортное средство и разрешит ему въезд.

С точки зрения оптимизации затрат на платные дороги транспондеры являются одним из эффективных инструментов. При наличии оборудования операторы предоставляют солидные скидки, которые иногда достигают 50% от всех расходов. Это значит, что использование экономически обосновано.

При наличии собственного автопарка рекомендуем приобрести устройства на каждое ТС. В случае нерегулярных поездок можно ограничиться арендой транспондеров. В любом случае необходимо зарегистрировать оборудование и выбрать дополнительные опции (доступны через личный кабинет).

Итак, наличие транспондеров — это выгодно для любой компании с автопарком, так как можно оптимизировать свои затраты на использование платных дорог и сэкономить время (особенно важно при срочных заказах или перевозке скоропортящейся продукции).

Стратегии минимизации затрат на проезд по платным дорогам

Снизить расходы на проезд можно с помощью:

• Транспондера. Дисконт может составлять до 50%. Однако, скидки могут распространяться на конкретное оборудование, предоставленное оператором платной дороги. При частом использовании рекомендуем рассмотреть опцию интероперабельности к устройству.
• Абонемента. Обоснованно при использовании одного и того же маршрута на постоянной основе.
• Планирования маршрутов. Известно, что в ночное время проезд обходится дешевле. Также по отдельным трассам выгоднее ездить на буднях, а на других, наоборот, по выходным (актуально при возможности выбора даты и времени поездки).