Расходы на ГСМ: что это такое и как их учитывать

Содержание

Что включают в расходы?
Нормирование и учет расхода
ГСМ в бухгалтерском учете
Пример расчета списания топлива
Налоговый учет ГСМ
Документы
Нюансы принятия НДС к вычету

Что включают в расходы на ГСМ

Затраты на ГСМ охватывают покупку топлива и других жидкостей, которые используют для обслуживания транспортных средств и оборудования. Организации могут устанавливать собственные нормы расхода ГСМ или использовать нормы Минтранса. 

Правильный учет позволяет организациям контролировать затраты и планировать бюджет.

Нормы и учет расхода ГСМ

Обычно определение расходов на ГСМ включает несколько этапов: 

1. Рассчитать нормативный расход топлива можно на основе опыта эксплуатации, его устанавливает производитель автомобиля в технической документации на ТС. Норма может варьироваться в зависимости от типа транспортного средства, условий (город, трасса), времени года и других факторов.

2. Пройденное расстояние, которое фиксируют по одометру автомобиля. Расстояние можно рассчитать за определенный период (например, месяц) или за конкретную поездку. 

3. Определение общего расхода топлива, используя формулу:

Израсходованное горючее = Норма топливных затрат × Пройденное расстояние / 100

Например, если норма расходования составляет 8 литров на 100 км, а автомобиль проехал 500 км, то расходы ГСМ рассчитываем: 8 × 500 / 100 = 40 литров

8 × 500 / 100=40 литров

4. Для расчета общей стоимости ГСМ необходимо умножить количество израсходованного топлива на его стоимость. Например, если 1 литр бензина стоит 50 рублей, то при расходе 40 литров траты составят:

40 × 50 = 2000 рублей

40 × 50 = 2000 рублей

ГСМ в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет расходов горюче-смазочных материалов (ГСМ) ведется на субсчете 10-3 «Топливо», который является частью синтетического счета 10 «Материалы». Учет расходов ГСМ осуществляется в соответствии с общими правилами учета материалов.

Учет расходов ведется по фактической цене единицы согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы». Наиболее оптимальным вариантом для этого считают использование счета бухгалтерского учета 10. Для удобства и точности добавляется субсчет 10-3, через который будут проводиться все операции, связанные с расходами ГСМ.

Есть два варианта учета: 

• Средняя себестоимость. При таком раскладе цена оставшегося горючего складывается со стоимостью поступившего, а затем сумма делится на остаток и поступления ГСМ. Это позволяет получить среднюю себестоимость единицы топлива.

• По себестоимости запасов, которые купили раньше. Этот метод предполагает списание по цене тех запасов, которые приобрели раньше.

Оба эти подхода широко применяются на практике. 

Расчет горючего для списания: пример

Допустим, на складе есть 100 литров топлива, которое приобрели по средней цене 50 рублей за литр, и поступило еще 200 литров по цене 55 рублей за литр. Какая будет средняя себестоимость, можно рассчитать следующим образом:

Средняя себестоимость=(100×50)+(200×55)100+200=5000+11000300=16000300=53,33 рубля за литр. 

Если в течение месяца было израсходовано 150 литров топлива, то для того, чтобы узнать, какое количество списать, бухгалтер должен умножить это количество на среднюю себестоимость:

Сумма списанного топлива=150×53,33=8000 рублей.

Получается, траты на топливо будут списаны по средней себестоимости, что позволяет обеспечить точный и прозрачный учет расходов ГСМ в бухгалтерии.

Налоговый учет ГСМ

Учет по налогам компания ведет как прочие или материальные траты. Какую категорию выбрать, зависит от деятельности предприятия. Если компания занимается эксплуатацией машин и перевозками, топливо относят к материальным расходам. В случаях, когда машины используют для личных и служебных целей, топливо классифицируется как прочие траты.

Для установления норм для топливных расходов доступны два варианта. Организация может учитывать топливо по фактическому потреблению или по нормированному расчету. В НК нет четких указаний относительно этого выбора, что дает компаниям возможность самостоятельно определить, какой метод учета для них удобнее: по нормам или по факту потребления.

При выборе учета по фактическому потреблению организации фиксируют расход ГСМ на основе реально использованного топлива. Этот метод требует точного отслеживания и документирования всех трат на топливо.

В случае нормированного учета компании применяют заранее установленные нормы топливных расходов горючего и смазочных материалов. Рассчитать нормативный расход можно самостоятельно или он может базироваться на методических рекомендациях Министерства транспорта. По норме учитывают такие факторы, как пробег автомобиля, тип транспортного средства и условия эксплуатации.

Организациям важно тщательно выбирать метод учета топлива, так как это может влиять на налоговые обязательства и финансовую отчетность.

Какие документы используют

Для учета расходов ГСМ и подтверждения служебного характера поездок используют:

• Отчеты электронной системы контроля топлива: если ТС к ней подключено. Эта система предоставляет информацию о пробеге и расходе в автоматическом режиме.

• Путевые листы: если транспортное средство не подключено к электронной системе контроля или если эта система не предоставляет полную информацию о маршруте и расходе горючего.

Если топливо приобретают по топливным картам, то приобретение подтверждает накладная поставщика, которая должна содержать все необходимые реквизиты и данные о количестве и стоимости приобретенного топлива.

Нюансы принятия НДС к вычету

НДС со стоимости ГСМ принимают к вычету в общем порядке. Однако есть важные моменты, которые следует учитывать.

• Если НДС принимается к вычету на основании кассового чека с выделенной суммой налога, могут возникнуть споры с налоговыми органами. Некоторые контролирующие органы могут требовать наличия счета-фактуры для возможности вычета НДС. В этом случае полезно ссылаться на практику судов, которые часто поддерживают налогоплательщиков, применяющих НДС к вычету на основании кассового чека.

• При отсутствии счета-фактуры и отказе от споров с налоговыми органами, вы можете решить не принимать НДС к вычету по тратам на топливо, но в этом случае вы также не можете включать входной НДС в состав налоговых расходов.

Важно следовать законодательным требованиям и внутренним политикам вашей компании при учете расходов ГСМ, чтобы избежать потенциальных налоговых споров и обеспечить правильное учетное обеспечение деятельности.