Как система корпоративных карт облегчает бухгалтерию и контроль затрат на мойку для автопарков

Преимущества корпоративной мойки

Ухоженный автомобиль выступает визитной карточкой любого бизнеса. Для исключения риска некачественной помывки, предоставления «липовых» чеков или потери подтверждающих документов достаточно заключить договор на мойку корпоративного автопарка.

Почему владельцам автопарка требуется корпоративное обслуживание

При наличии заключенного договора у бизнеса появляется ряд неоспоримых преимуществ:

• Выбор способа оплаты, в том числе с расчетного счета. Можно подобрать наиболее оптимальный вариант, облегчающий администрирование и ведение бухгалтерского учета. В частности, при использовании корпоративной карты можно дополнительно получить определенные привилегии в рамках бонусной программы банка-эмитента.
• Получение качественных услуг. Специалисты понимают особенности автомобилей и учитывают все пожелания. Корпоративным клиентам доступна работа по предварительной записи (достаточно оставить заявку через выделенную линию, мобильное приложение или сайт). Корпоративные договоры интересны автомойкам из-за постоянного спроса на услуги.
• Специальные условия сотрудничества. Юридическим лицам и предпринимателям предоставляются акции, скидки, ценные подарки. Программа лояльности разрабатывается каждой мойкой самостоятельно. Из практики распространенным вариантом выступает предоставление накопительной скидки (с увеличением объема услуг возрастает ее величина).
• Предоставление полного комплекта документов для бухгалтерии. С определенной периодичностью можно получить акт выполненных работ, расшифровку предоставленных услуг и т.д. При оплате через корпоративную карту водитель получает чек на мойку автомобиля.
• Строгое соблюдение сроков. Автомойки дорожат своей репутацией, поэтому не будут рисковать и срывать сроки оказания услуг для корпоративных клиентов.

Что корпоративные клиенты получают при заключении договора на корпоративное обслуживание

При заключении корпоративного договора на обслуживание автопарка можно получить:

1. уверенность в качестве и своевременности предоставления услуги;
2. выгодные ценовые условия (за счет скидок, акций, бонусов);
3. возможность получения отсрочки платежа (оговаривается индивидуально);
4. проведение мойки транспортных средств профессионалами с соответствующими навыками и знаниями;
5. защиту от мошеннических действий (процесс полностью автоматизирован);
6. удобство получения услуги (мойки, обслуживающие корпоративный автопарк, расположены на территории заправочных комплексов, стоянок и т.д.).

Преимущества оплаты через корпоративные карты

Использование корпоративных карт для оплаты услуг автомоек наделено следующими преимуществами:

1. возможность постоянно контролировать расходы (через личный кабинет);
2. оперативность пополнения, изменения лимита;
3. начисление бонусов и кэшбэка;
4. настройка СМС-уведомлений (удобство управления установленным лимитом для водителей);
5. упрощение администрирования (отсутствует потребность в выдаче подотчетных сумм и формировании авансовых отчетов);
6. снижение трудозатрат (своевременно предоставляются закрывающие документы, включая акт о выполненных работах);
7. исключение фальсификации (водитель не сможет предоставить «липовый» чек»).

Оптимизация бухгалтерии с помощью корпоративных карт

Корпоративные карты выступают инструментом, упрощающим доступ к расходам водителей (не нужно запрашивать подтверждающие документы или выписки по личным картам). Бухгалтер или финансист может самостоятельно ознакомиться со сведениями через личный кабинет.

По любой корпоративной карте можно установить лимит на безналичные операции. Такое действие хорошо дисциплинирует сотрудников и стимулирует их к планированию своих затрат на содержание транспортного средства, включая мойку авто.

Упрощение расходов на мойку

Использование корпоративных карт:

1. сокращает трудозатраты бухгалтерии (высвобожденное время можно направить на выполнение других задач);
2. оптимизирует документооборот (большая часть документов направляется в электронной форме);
3. позволяет провести детальную аналитику расходов и оптимизировать ряд затрат;
4. формирует прозрачность транзакций (можно увидеть дату, время и место получения услуги, а при заказе акта — перечень работ).

Электронная документация и отчетность

Корпоративные клиенты, использующие ОСНО и УСН «Доходы – расходы» должны вести учет всех своих затрат, включая и по бизнес-картам. Первичная документация хранится в течение 5 лет и предоставляется по требованию ФНС.

При отсутствии подтверждающих документов нельзя учитывать расходы для снижения налогооблагаемой базы или принятия НДС к вычету.

В качестве подтверждающих документов могут использоваться:

1. чек;
2. выписка с карты;
3. акт выполненных работ;
4. путевой лист и т.д.

При оплате услуг мойки обычно предоставляется кассовый чек. Документ содержит следующие сведения:

1. наименование;
2. сведения об исполнителе (поставщике услуг);
3. сумма;
4. наименование и перечень услуг;
5. дату;
6. время проведения транзакции.

В соответствии с ФЗ №54 чек может быть предоставлен на бумажном или электронном носителе. В случае потери сотрудник может предоставить дубликат или выписку по карте.

Мониторинг и контроль затрат на мойку

При оплате услуг по мойке с помощью корпоративных карт можно получить достоверную статистику по следующим показателям:

1. объем расходов за определенный период;
2. часто используемые услуги;
3. начисленные бонусы и привилегии;
4. периодичность обращения за экспресс-мойкой и т.д.

Полученная информация может использоваться для:

1. планирования расходов;
2. оптимизации затрат;
3. оценки обоснованности получения услуг по мойке транспортных средств у выбранного поставщика.